ÉDFP – NÉHÁNY AJÁNLOTT ONLINE MUNKAESZKÖZ

 Online videokonferencia eszközök:

Ma már a legtöbb számítógépnek van beépített kamerája és beépített mikrofonja, azaz külön eszköz vásárlása és telepítése nélkül lehet egyszerűen, az interneten elérhető megoldásokkal videóhívást létrehozni akár több szereplővel. Bizonyos esetekben fontos, hogy beszélgetőpartnerek ne csak hallhatók, láthatók is legyenek. Például amikor egy új ügyfélnek vagy üzleti partnernek kell bemutatkozni és idő hiányában vagy a jelenlegi pandémiás helyzetből adódóan nem lehet azonnal személyesen találkozni vele. A videókapcsolat akkor is fontos, ha egy dokumentumot, tervrajzot kell bemutatni és közben annak tartalmáról egyeztetni. Az egyik legelterjedtebb, legtöbb funkcióval rendelkező megoldás, amely bizonyos keretek között díjmentesen is használható a Zoom (https://zoom.us), viszont ennek sajnos nincs magyar nyelvű „kezelőfelülete”, tehát legalább alapfokon kell tudni angolul a használathoz. A Google hasonló szolgáltatása a Meet (https://meet.google.com/) viszont magyar nyelven is elérhető. Ugyanúgy lehet díjmentesen használni és funkcionalitásban csak kevéssé marad el a Zoomtól.

Csoportmunka támogatása:

Ha vállalkozásnak több irodai munkát (is) végző munkatársa van, aki például tervezéssel, engedélyeztetéssel, ügyfelekhez, megrendelésekhez vagy pénzügyi nyilvántartással foglalkozik, az összes futó munkát, kidolgozandó ötletet, megbeszélendő problémát, feladatot egy virtuális, online táblára lehet feltenni, amelyen minden kolléga szerkesztheti, hozzáadhat gondolatokat, megjegyzéseket, csatolhat hozzá dokumentumokat. Emellett kijelölhetők az adott téma felelőse, és be lehet állítani az adott téma – feladat előrehaladásának státuszát. Így a vállalkozás vezetője teljes áttekintést kaphat a futó ügyekről, (remélhetőleg megoldás alatt álló) problémákról és a közeljövőre tervezett feladatokról. Ezzel kiváltható a teendők cetlikre vagy az irodában levő táblára írogatása, ahonnan azután véletlenül letörli valamelyik kolléga, amikor gyorsan kell másvalamit odarajzolni és egymásnak elmagyarázni.

Erre az egyik legelterjedtebb megoldás a Trello  (https://trello.com), amelynek szintén van magyar nyelvű változata.

Űrlapok, kérdőivek:

Nagyban megkönnyíti az információgyűjtést a kollégáktól vagy az ügyfelektől – partnerektől, ha a kérdéses témában az interneten a vállalkozó kérdőívet szerkeszt, és ezek kitöltését kéri a „célszemélyektől”. Az összegyűjtött válaszokat vagy egyéb információk azután összesítve láthatók, kiértékelhetők. A kérdőív lehet feleletválasztós (tehát a kérdező előre megadja a válaszlehetőségeket, amelyek közül a megfelelőt a válaszadók bejelölhetik) vagy pedig kérni lehet, hogy egy adott témában szabad szövegesen adjanak a válaszadók információt. Kérdés lehet például időpontegyeztetés sok szereplővel, adott termék – eszköz használatára vonatkozó kérdés, vagy annak felmérése, hogy milyen típusú munkára, szolgáltatásra van igény.

Kimondottan időpontegyeztetésre való a Doodle (https://doodle.com/en/) , ha pedig tetszőleges témában kell körkérdéseket intézni (akár piackutatás formájában), akkor a Surveymonkey az egyik legismertebb online alkalmazás (https://www.surveymonkey.co.uk/). Mindkét szolgáltatásnak díjmentes az alapverziója, amely legtöbb esetben elegendő. Sajnos egyiknek sincs magyar nyelvű verziója, de a Google-nak van egy ilyen jellegű információgyűjtő szolgáltatása is, a Google Forms (https://www.google.com/forms/about/), amely viszont elérhető magyar nyelven is.