Mire kell ügyelni az elektronikus munkaidő nyilvántartásnál?

Egyre több vállalat már nem papíron vezeti a munkaidő nyilvántartást hanem elektronikus formában. Ez komoly előnyökkel jár, hiszen egyszerűbben átlátható és ellenőrizhető, és nem utolsósorban olcsóbb is, mint a papíralapú nyilvántartás. Azonban itt is van néhány olyan dolog, amire fontos ügyelni, mert egy esetleges ellenőrzésnél méretes büntetésbe lehet belefutni. A BDO Magyarország legfrissebb hírlevelében összegyűjtötte, mire kell ügyelnünk!

1. Az érkezés/távozás nem azonos a munkaidő kezdő és befejező időpontjával

A munkáltató köteles nyilvántartani a munkaidő kezdő és befejező időpontját, mely nem azonos a munkahelyre történő belépés és onnan történő távozás blokkolási időpontjával. Fontos világosan látni azt, hogy semmilyen jogszabályi előírás nincs arra vonatkozóan, hogy a tényleges munkahelyre történő érkezés és onnan történő távozás időpontját tartsa nyilván a munkáltató. Azt is világosan kell látni kell, hogy abban az esetben, ha az általunk vezetett munkaidő-nyilvántartás a munkaidő kezdeteként az érkezést, a munkaidő végeként a távozást tünteti fel, ezen munkaidő adatok alapján kell a munkabérek elszámolását is teljesíteni, még annak ellenére is, ha a ledolgozott órák számát összegző oszlop a nyilvántartáson 8-ban jelöli meg.

Több bírósági ítéletben is kimondásra került, hogy a munkáltató viseli a munkaidő-nyilvántartásban szereplő adatokkal kapcsolatos jogkövetkezményeket. Például a Kúria Mfv.II.11.038/2011/3.számú ítéletében kimondásra került, hogy a munkáltató „nem hivatkozhat alappal arra, hogy a […] túlmunkavégzésről nem tudott, hiszen a munkáltató kötelezettsége az, hogy a vezetett jelenléti ívek alapján meggyőződjön a munkavállalók munkavégzési körülményeiről.”

A Kúria Mfv.II.10.246/2012/6. számú ítélete ehhez kapcsolódóan így fogalmaz: „Az Mt.140/A.§ (1) bekezdése a munkáltató kötelezettségévé teszi a valós adatokat tartalmazó munkaidő nyilvántartás vezetését, így a felperes eredménnyel nem hivatkozhat arra, hogy a munkavállaló helytelen bejegyzése miatt kellett utóbb javításokat eszközölnie azon.”

Vagyis, ha a munkaidő-nyilvántartások a munkaidő kezdő és befejező időpontjaként a tényleges blokkolási időket rögzítik óra, perc pontossággal, mely minden esetben néhány perces eltérést mutat a beosztott munkaidő-nyilvántartás adataihoz képest a munkaügyi ellenőrzés jogosan fogja számon kérni a munkáltatón a rendkívüli munkaidőben történő munkavégzés díjazási szabályait.

2. Munkavállaló általi hozzáférés és ellenőrzés lehetősége

Bár az Mt.-ben nem szerepel, mégis a legújabb bírói gyakorlatból az olvasható ki, hogy a munkavállaló munkaidő-nyilvántartáshoz való hozzáférését köteles a munkáltató biztosítani:

A Kúria Mfv.II.10.825/2011/5.számú ítéletének indoklása ehhez kapcsolódóan a következőket mondta ki: „A jogszabály ilyen irányú tételes rendelkezése hiányában is megállapítható az, hogy a szabályozás céljának csak a munkavégzés helyén vezetett, vagyis olyan nyilvántartás felel meg, amely mind a munkavállalók, mind a hatóság részéről azonnal ellenőrizhető.”

Ez egyébiránt más Kúria ítéletekben is következetesen megjelenik: „A szabályozás céljából és jellegéből következően azonban a nyilvántartást az egyes adatok elszámolási kötelezettségéhez kötődően kell vezetni, vagyis akként, hogy az egyes munkaidő elemek jogszabályi feltételeire vonatkozó rendelkezések betartása ellenőrizhető legyen a hatóság és a munkavállalók számára. Ennek során figyelemmel kell lennie a nyilvántartott adatok tartalmára és a nyilvántartásuk rendeltetésére” [Mfv.II.10.646/2011/4.szám]

Vagyis az elektronikus munkaidő-nyilvántartások vonatkozásában is meg kell teremteni annak a lehetőségét, hogy a munkavállaló az általa munkában töltött időadatokhoz hozzáférjen és azokat ellenőrizni tudja.

3. A nyilvántartás hitelesítése

Az elektronikus munkaidő-nyilvántartások vonatkozásában is célszerű a munkáltató által vezetett időadatokat a munkavállalóval, a munkavállaló által vezetett időadatokat pedig a munkáltató részéről jóváhagyatni, hitelesíteni.

Ez egyrészt történhet az elektronikus időnyilvántartás adatainak egyszeri nyomtatott formában történő aláíratásával, másrészt azokon a munkahelyeken, ahol minden érintett munkavállaló részére biztosított elektronikus felületen is a hozzáférés, egyéni aláírási jelszavak alkalmazásával.

Forrás: Piac és Profit